ชื่อผลงาน : การปรับปรุงระบบการยื่นเอกสารด้านบัณฑิตศึกษา สำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาผ่าน Google Application  และ Line Application

1. บทคัดย่อ

การปรับปรุงระบบการยื่นเอกสารด้านบัณฑิตศึกษา สำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาผ่าน Google Application  และ Line Application มีวัตถุประสงค์เพื่อ 1) ลดเวลาการเดินทางมายื่นเอกสารของนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์ 2) ลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า 2019 3) เพื่อจัดเก็บคำร้องของนักศึกษาหรือเอกสารต่าง ๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์ มีขั้นตอนการดำเนินงานดังนี้ 1) การระบุปัญหาและการวิเคราะห์ลักษณะ/สาเหตุของปัญหา  2) การประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้องเพื่อวิเคราะห์และกำหนดแนวทางแก้ไข 3) วิเคราะห์เปรียบเทียบร่วมวิเคราะห์ขั้นตอน/วิธีการ/เครื่องมือในการยื่นเอกสารในูปแบบเดิม และ แบบใหม่ 4) นำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับปรุง โดยปรับเป็นการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ PDF ส่งผ่าน Google Formและนำขั้นตอนการสื่อสารผ่าน Line Application มาใช้แทน ผลการดำเนินงานพบว่า สามารถช่วยให้นักศึกษาลดระยะเวลาในการเดินทางเพื่อมาติดต่อขอใช้บริการด้วยตนเองเฉลี่ย คนละ 11 ชั่วโมง ระดับความพึงพอใจต่อการของนักศึกษาที่ใช้งานระบบด้านการประชาสัมพันธ์การใช้แบบฟอร์ม อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านการใช้งานแบบฟอร์มไม่ยุ่งยาก อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านการใช้งานแบบฟอร์มทำให้มีความสะดวกรวดเร็วในการจัดส่งคำร้อง อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านช่องทางการส่งเอกสาร มีความปลอดภัยใช้งาน อยู่ในระดับ มากที่สุด  ด้านการช่วยลดระยะเวลาอยู่ในระดับ มากที่สุด และโดยภาพรวมของระบบ มีความพึงพอใจอยู่ในระดับ มากที่สุด

2. บทนำ

           การดำเนินงานตามกระบวนการด้านจัดการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์มหาวิทยาลัยอุบลราชธานี  ได้ดำเนินการตามข้อบังคับมหาวิทยาลัยอุบลราชธานี ว่าด้วยการศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา พ.ศ. 2564  โดยให้บริการแก่นักศึกษาในการดำเนินการเรื่องต่าง ๆ เช่น การขอแต่งตั้งอาจารย์ที่ปรึกษาวิทยานิพนธ์หรือการค้นคว้าอิสระ การขอสอบ การขอเปลี่ยนชื่อหัวข้อ เป็นต้น การดำเนินการเหล่านี้ มีขั้นตอนที่นักศึกษาต้องแจ้งความประสงค์ต่อเจ้าหน้าที่งานบัณฑิตศึกษา โดยการยื่นใบคำร้องหรือเอกสารประกอบต่าง ๆ ด้วยตนเอง ณ งานบัณฑิตศึกษา คณะวิศวกรรมศาสตร์ เพื่อดำเนินการตามขั้นตอนจนเสร็จสิ้น แต่ในช่วงที่มีสถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา 2019 (โควิด19)  กระทรวงสาธารณสุขได้มีประกาศมาตรการต่าง ๆ เพื่อควบคุมหรือลดการแพร่ระบาด เช่น มาตรการห้ามบุคคลมีการเดินทางออกนอกจังหวัดสำหรับจังหวัดที่อยู่ในเขตพื้นที่ตามระดับการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรนา (โควิด19) การให้บุคคลมีการกักตัวหากเดินทางข้ามจังหวัด หรือการกักตัวสำหรับบุคคลที่ได้รับเชื้อและมีความเสี่ยงสูง นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาจึงได้รับผลกระทบ เนื่องจากบางส่วนมีที่พักอาศัยอยู่ต่างจังหวัด หรือมีนักศึกษาบางรายพักอาศัยอยู่ในจังหวัดอุบลราชธานี  แต่ยังเป็นจังหวัดที่อยู่ในพื้นที่มีความเสี่ยงซึ่งต้องระมัดระวังตัวป้องกันควบคุมไม่ให้ติดเชื้อ จากปัญหาดังกล่าว ทำให้นักศึกษาไม่สะดวกเดินทางมายื่นคำร้องขอดำเนินการต่าง ๆ ต่อเจ้าหน้าที่หรือนักศึกษาต้องใช้ระยะเวลาในการเดินทางเพื่อมายื่นเอกสาร ดังนั้น งานบัณฑิตศึกษา จึงได้เพิ่มวิธีการรับเอกสารจากเดิมรับโดยตรงจากนักศึกษาอย่างเดียวจึงปรับเพิ่มรับเป็นเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ผ่านช่องทาง Line Application ส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ในช่วงการแพร่ระบาดของเชื้อโรค สำหรับนักศึกษาที่ไม่สะดวกเดินทางมายื่นเอกสารด้วยตนเองที่คณะวิศวกรรมศาสตร์ ซึ่งคณะวิศวกรรมศาสตร์อนุญาตให้ใช้ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์ในเอกสารด้านการจัดการศึกษาของนักศึกษาได้  แต่การดำเนินงานผ่านช่องทาง Line Application ส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ยังพบปัญหาอีกว่า เจ้าหน้าที่ดำเนินงานมีการติดต่อประสานงานรวมถึงรับไฟล์คำร้องจากนักศึกษาจำนวนมากทำให้การบริการนักศึกษาได้ไม่ครบถ้วนพบข้อผิดพลาดไม่ได้นำคำร้องของนักศึกษามาดำเนินงานต่อหรือไฟล์เอกสารหมดอายุในการดาวน์โหลด เป็นต้น ในการนี้ งานบัณฑิตศึกษาจึงเห็นว่าควรมีการปรับวิธีการรับคำร้อง/เอกสารของนักษาวิธีการใหม่ จึงขอเสนอ “การปรับปรุงระบบการยื่นเอกสารด้านบัณฑิตศึกษา สำหรับนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาผ่าน Google Application  และ Line Application” เพื่อให้การบริการหรือดำเนินงานด้านบัณฑิตศึกษาได้มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น

 3.วัตถุประสงค์

     1. เพื่อลดเวลาการเดินทางมายื่นเอกสารของนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์

     2. เพื่อจัดทำช่องทางการเก็บคำร้อง/เอกสารในการดำเนินการเรื่องต่าง ๆ ในรูปแบบอิเล็กทรอนิกส์

      3. เพื่อลดความเสี่ยงในการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโคโรน่า 2019 (โควิด-19) สำหรับนักศึกษาและเจ้าหน้าที่

4.วิธีการ/เครื่องมือ

4.1 ขั้นตอนในการดำเนินงาน มีดังนี้

1) การระบุปัญหาและการวิเคราะห์ลักษณะ/สาเหตุของปัญหา 

2) การประชุมผู้มีส่วนเกี่ยวข้อง ได้แก่ บุคลากรงานวิชาการและบัณฑิตศึกษา เพื่อร่วมกันวิเคราะห์และสรุปปัญหาและสาเหตุของปัญหาตลอดจนกำหนดแนวทางแก้ไข

3) ดำเนินการวิเคราะห์เปรียบเทียบร่วมวิเคราะห์ขั้นตอน/วิธีการ/เครื่องมือในการยื่นเอกสารในรูปแบบเดิม และ รูปแบบใหม่

4) นำระบบลีน (LEAN) ซึ่งเป็นเครื่องมือในการปรับการบริหารจัดการองค์กรให้มีประสิทธิภาพมากขึ้น ผ่านการลดกระบวนงานในเรื่องของการย่นเอกสารฉบับจริงซึ่งเป็นขั้นตอนที่ทำให้เกิดความล่าช้าออกไปโดยปรับเป็นการใช้เอกสารอิเล็กทรอนิกส์ในรูปแบบไฟล์ PDF ส่งผ่าน google drive และนำขั้นตอนการสื่อสารผ่าน Application line มาใช้แทน

4.2 เครื่องมือที่นำมาใช้

1) Google Application   โดยวิธีการรับไฟล์คำร้องหรือเอกสารจากนักศึกษาผ่าน  

Google Form 

2) ใช้การแจ้งเวียน การสื่อสาร ประสานงานผ่าน Application Line 

3) เครื่องมือที่ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลคือ

3.1) แบบสอบถามความพึงพอใจต่อการบริการ

4.3 ระยะเวลาในการรวบรวมข้อมูลตั้งแต่วันที่ 10 ตุลาคม 2564 ถึง 10 มีนาคม 2565

5. ผลการดำเนินงาน

            แบบเดิม    ใช้ Line Application ส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ ในการแนะนำนักศึกษาเรื่องหลักเกณฑ์ที่กำหนดหรือการเขียนแบบฟอร์ม และให้นักศึกษายื่นคำร้องขอดำเนินการ

แบบใหม่

            1. ใช้ Line Application ส่วนตัวของเจ้าหน้าที่ หรือโทรศัพท์ สำหรับให้เจ้าหน้าที่แนะนำนักศึกษาในเรื่องหลักเกณฑ์ที่กำหนดและการเขียนแบบฟอร์มเพื่อยื่นคำร้องขอดำเนินการ

            2. ใช้ Google Application  โดยนำมาเป็นช่องทางให้นักศึกษาได้แจ้งความประสงค์และยื่นไฟล์ PDF คำร้องของนักศึกษาเพื่อขอดำเนินงานเรื่องต่าง ๆ รูปแบบออนไลน์ผ่าน Google Form สำหรับให้เจ้าหน้าที่พิมพ์ใบคำร้องของนักศึกษาเพื่อไปดำเนินการต่อจนเสร็จสิ้นขั้นตอน ดังนี้

     5.2 ด้านการข้อมูลการวัดและประเมินผลประสิทธิภาพ

รูปแบบเดิมจากการสำรวจระยะเวลาการเดินทางของนักศึกษาถ้ามายื่นเอกสารด้วยตนเอง ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์มีข้อมูลผลการสำรวจเป็นดังนี้

รูปที่ 5 ข้อมูลการจังหวัดและระยะเวลาการเดินทางของนักศึกษาถ้ามายื่นเอกสารด้วยตนเองณ คณะวิศวกรรมศาสตร์

 รูปแบบใหม่จากการของนักศึกษาที่ใช้วิธีการยื่นคำร้องหรือเอกสาร โดยใช้ Google Form แทนการมายื่นด้วยตนเอง ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์มีข้อมูลผลการสำรวจเป็นดังนี้

รูปที่ 6 ข้อมูลผลการสำรวจความพึงพอใจผู้ใช้บริการ

       จากผลสำรวจความพึงพอใจผู้ใช้บริการการปรับปรุงกระบวนงานใหม่ ตามรูปที่ 6 พบว่า  ระดับความพึงพอใจต่อการของนักศึกษาที่ใช้งานระบบด้านการประชาสัมพันธ์การใช้แบบฟอร์ม อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านการใช้งานแบบฟอร์มไม่ยุ่งยาก อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านการใช้งานแบบฟอร์มทำให้มีความสะดวกรวดเร็วในการจัดส่งคำร้อง อยู่ในระดับ มากที่สุด ด้านช่องทางการส่งเอกสาร มีความปลอดภัยใช้งาน อยู่ในระดับ มากที่สุด  ด้านการช่วยลดระยะเวลาอยู่ในระดับ มากที่สุด และโดยภาพรวมของระบบ มีความพึงพอใจอยู่ในระดับ มากที่สุด

6. สรุป

     จากการดำเนินการปรับปรุงวิธีการยื่นคำร้อง/เอกสารการดำเนินงานด้านบัณฑิตศึกษา สำหรับนักศึกษาคณะวิศวกรรมศาสตร์ผ่าน Google Application  และ Line Application โดยสรุปผลการดำเนินงานระหว่างการสำรวจระหว่างวันที่ 10 ตุลาคม 2564- 10 มีนาคม 2565 สรุปได้ว่า

1. นักศึกษาสามารถลดระยะเวลาในการเดินทางมายื่นคำร้อง/เอกสารด้านบัณฑิตศึกษา ณ คณะวิศวกรรมศาสตร์ ได้โดยเฉลี่ย 11 ชม. 

2. งานบัณฑิตศึกษา มีช่องทางการรับเอกสารของนักศึกษาเป็นระบบมากขึ้น โดยเอกสารไม่สูญหาย มีระบบการแจ้งสถานะของเอกสารให้กับนักศึกษาตรวจสอบได้จากที่เก็บเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ Google Drive ทำให้นักศึกษามั่นใจได้ว่าเอกสารที่ส่งมาถูกดำเนินการ มีเจ้าหน้าที่ตรวจสอบหรือดำเนินงานแทนกันได้

3. นักศึกษาและเจ้าหน้าที่ลดความเสี่ยงการติดเชื้อไวรัสโคโรน่า (โควิด-19) โดยเจ้าหน้าที่ลดการรับเอกสารหรือพบปะโดยตรงกับนักศึกษาได้ถึง 10 คน

7. ความสามารถในการนำผลงานไปใช้ประโยชน์  หรือต่อยอดเพื่อให้บุคคลหรือหน่วยงานอื่นไปใช้ประโยชน์ได้ในวงกว้าง (impact )

        สามารถนำวิธีการนี้ไปประยุกต์ใช้ในการจัดเก็บข้อมูลที่จำเป็นอื่น ๆ ของหน่วยงาน เช่น การเก็บรวบรวมหลักฐานผลงานงานของนักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษาที่ได้ดำเนินการไปนำเสนอผลงานหรือตีพิมพ์ผลงานผ่านมาเรียบร้อยแล้ว เพื่อใช้ประกอบในขั้นตอนการยื่นขออนุมัติสำเร็จการศึกษา โดยไม่ต้องรอยื่นข้อมูลเมื่อนักศึกษาดำเนินการผ่านเงื่อนไขการสำเร็จการศึกษาครบทุกรายการ  และสามารถนำข้อมูลไปรายงานผลต่อหลักสูตรระดับบัณฑิตศึกษา และผู้บริหารคณะวิศวกรรมศาสตร์ เพื่อนำข้อมูลไปใช้ในการบริหารจัดการด้านบัณฑิตศึกษาต่อไปได้

 ดาวน์โหลดไฟล์นำเสนอ